Violation de données et accountability

Pour gérer une violation de données, nous avons développé un outil disponible en mode SaaS de gestion du registre des violations de données personnelles conforme au obligations découlant du RGPD.

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Les analyses d’impact permettent de s’assurer de la conformité au RGPD d’un traitement de données personnelles présentant des risques élevés. Les outils d’implémentation proposés en mode SaaS permettent leur réalisation. Réaliser une analyse d’impact sur la protection

des données (DPIA) est une des grandes nouveautés du RGPD.

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Le RGPD exige différents types de consentement. Nos outils en mode SaaS permettent de s’assurer de l’implémentation de ces obligations au regard des exigences du RGPD. Le Règlement apporte une définition précise du consentement dans le cadre de la protection

des données à caractère personnel. Il s‘agit de « Toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement ».

Le Règlement sur la protection des données exige différents types de consentement.

Parfois le consentement requis est qualifié d’explicite et parfois il n’est pas qualifié.

Le Règlement exige un consentement explicite pour :

• la mise en œuvre des flux ;
• le traitement des catégories particulières de données ;
• le profilage conduisant à une prise de décision automatique produisant des effets juridiques.

Pour les autres situations, le Règlement ne précise pas que le consentement doit être explicite. Il en est ainsi notamment pour la base juridique du traitement. Il est uniquement précisé que « la personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ».

Nos outils en mode SaaS, et notamment les registres, permettent de s’assurer de l’implémentation de ces obligations au regard des exigences du RGPD.

Et tout particulièrement, au regard du principe d’accountability qui oblige à documenter la conformité, de conserver la preuve du recueil du consentement par tout moyen, car la charge de la preuve repose sur le responsable de traitement.

(c) Photo : Freepik / Privacy Policy Information Principle Strategy Rules Concept

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Le Règlement général sur la protection des données (RGPD), entré en application le 25 mai 2018, consacre une logique de responsabilisation de tous les acteurs impliqués dans le traitement des données personnelles. Le RGD impose des obligations spécifiques aux sous-traitants qui doivent notamment aider les responsables de traitement dans leur démarche permanente de mise en conformité de leurs traitements.

Un sous-traitant est une entreprise qui assiste le responsable du traitement dans la réalisation du traitement.

Les sous-traitants traitent des données personnelles pour le compte, sur instruction et sous l’autorité d’un responsable de traitement.

Ils doivent à e titre indiquer les mesures techniques et organisationnelles qu’ils mettent en œuvre pour protéger ces données.

Et transmettre au responsable de traitements les garanties et les clauses d’engagement qu’ils prennent en leur qualité de sous-traitant.

Ceci  afin de garantir le respect de leurs obligations au titre du RGPD.
Les sous-traitants traitent des données à caractère personnel dans le cadre d’un service ou d’une prestation. Par exemple :

• services informatique ;
• sécurité informatique ;
• externalisation de gestion et d’organisation du travail.

Leurs missions et responsabilités doivent être prévues par contrat Dans celui-ci doivent être définies les obligations et les responsabilités de chaque partie.

Sous-traitants: de nouvelles obligations

Dans la mesure où le sous-traitant est amené à traiter des données personnelles, certaines obligations pèsent sur lui, concernant notamment :

• la tenue d’un registre des traitements ;
• la désignation d’un délégué à la protection des données ;
• l’encadrement des flux de données en dehors de l’Union européenne.

En outre, le rôle qu’il joue dans le traitement de données personnelles engage sa responsabilité à l’égard des personnes concernées.
(c) Freepik / Nouveau concept RGPD

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Générez vos contrats intelligents avec nos solutions logicielles permettent de disposer de contrats au meilleur niveau de l’état de l’art et conformes aux dernières évolutions législatives, réglementaires et jurisprudentielles. L’internationalisation des échanges, la multiplication et

la complexification des technologies, ainsi que la dématérialisation de plus en plus fréquente des relations entraînent le développement de contrats plus complexes, nécessitant la prise en compte de leur négociation plus délicate aux plans technique et économique tout en induisant des difficultés juridiques accrues.

Générez vos contrats intelligents

Par ailleurs, l’éthique des affaires et les besoins croissants induits par le contrôle de la conformité des engagements contractuels souscrits par l’entreprise imposent de devoir être à même d’utiliser des contrats qui soient au meilleur niveau de l’état de l’art. Et conformes aux dernières évolutions législatives, règlementaires et jurisprudentielles nationales, voire internationales.

Enfin, un bon contrat doit également tenir compte de l’ensemble des particularités sectorielles. Mais également de la politique contractuelle propre à chaque entreprise. Ainsi que de règlementations spécifiques. Telles que, par exemple, celles relatives à la protection des données personnelles.

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tous les modèles de développement. Les programmes de compliance, apparus dans les années 2000, n’y échappent pas. Lla conformité au RGDP le démontre. Ce texte (Règlement général sur la protection des données (GDPR en anglais) a été adopté le 27 avril 2016 et directement applicable dans tous les Etats membres depuis le 25 mai 2018. Il a donné naissance, au plan national, à un édifice juridique composite. L’Ordonnance n°2018-1125 du 12 décembre 2018, prise en application de l’article 32 de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, est venue le rendre plus lisible. Il n’en demeure pas moins que le déploiement au sein des organisations des contraintes découlant du RGPD est une opération complexe.

Pour les entreprises, un seul mot d’ordre dans les mois à venir :  assurer le maintien aux conditions opérationnelles de la conformité à la règlementation Informatique et libertés.

Les outils de la conformité

Le RGPD est un texte complexe et technique. Il impose aux entreprises de se plier à de nouvelles obligations, telles que :

• la réalisation d’analyses d’impact avant la mise en œuvre d’un traitement de données pouvant présenter des risques pour les droits et libertés des personnes ;
• la prise en compte de la protection de la sécurité des données, tant logique que physique, dès la conception du traitement de données concerné ;
• l’obligation d’être, à tout moment, en mesure de démontrer la conformité du traitement avec le RGPD. Une chose est certaine : la conformité Informatique et libertés ne peut être atteinte sans outils dédiés.

Et des outils s’inscrivant dans le cadre d’une logique de globalisation logicielle.

En effet, il est certes possible de faire par exemple l’acquisition d’un registre de traitements, d’un registre sous-traitant ou encore d’un registre violation de sécurité. Voire de tout autre outil, comme une simple « brique ». Toutefois, mieux vaut pour les organisations disposer de l’ensemble de la documentation en un seul endroit. Un endroit où le responsable de traitement et le délégué à la protection des données pourront retrouver aisément l’ensemble des documents.

Logique de globalisation logicielle

Cette approche est à nos yeux un élément majeur dans le cadre du déploiement d’un programme de conformité. En effet, plus les outils sont disparates, moins l’information sera globale et pertinente. Cela permet, dans le cadre du suivi des traitements et en cas de contrôle, de disposer de la même information. Et ce, à partir de différents terminaux, à toute heure du jour et de la nuit.

Dans le même esprit, le choix d’une solution web permet de ce point de vue de se libérer de toutes les problématiques de consultation à distance. La technologie web permet également de rendre l’information accessible. Et ceci à l’ensemble des entités concernées d’une entreprise ou groupe d’entreprises. Ce qui est un élément essentiel dans le cadre de tout déploiement de programme de conformité au sein d’une organisation.

Avec possibilité d’octroyer des droits à un nombre restreints de collaborateurs de l’entreprise. Dans le cadre d’une approche à la fois collaborative et sécurisée.

En outre, en cas de contrôle, là encore, un seul point d’accès centralisé de l’ensemble de la documentation.

Par ailleurs, pourquoi ne pas recourir à la technologie chatbot ? Afin d’assurer un déploiement optimal d’un programme de conformité au sein d’une organisation et de ses équipes.

Oser la technologie chatbot

Aujourd’hui, les chatbots, ces agents conversationnels capables d’interagir avec les humains sont partout. Ils facilitent les échanges dans le cadre d’une plus grande interactivité.

C’est le cas de Dymoi, premier agent conversationnel entièrement dédié au RGPD : nourrie des réponses pour être apte à répondre à de nouvelles questions, ce chatbot évolue au fil des différentes conversations qu’elle engage avec les internautes.

Il répond aux besoins d’avoir des réponses en temps réel, sur tous canaux (ordinateurs, mobiles, tablettes…). Et ce à toute heure du jour et de la nuit.

(c) Photos: Freepik / Data Security

Chatbot vecteur créé par vectorjuice – fr.freepik.com

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Gérer les droits des personnes est essentiel pour tout responsable de traitement. Le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles est venu renforcer les droits des personnes sur les données les concernant. Ceci afin de leur permettre d’en garder la maîtrise.

Notre outil de gestion permet de répondre à cette obligation.

Les personnes dont les données sont collectées disposent ainsi de certains droits qu’elles peuvent exercer auprès du responsable de traitement. ces droits sont les suivants: droit de définir les directives post mortem, droit de rectification, droit d’effacement et droit à l’oubli, droit d’opposition, droit d’accès et d’interrogation, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité, droit de recours).

Gérer les droits des personnes

Parmi ces droits, les personnes ont la possibilité de demander aux administrations, sociétés
commerciales ou organismes quelles sont les informations qu’ils détiennent sur elles dans leurs fichiers, afin de vérifier leur exactitude et, au besoin, de les faire rectifier ou effacer.

Par conséquent, les responsables de traitement ont l’obligation d’assurer l’effectivité de ce droit d’accès.

C’est pour leur permettre de répondre à cette obligation que nous avons conçu à leur attention un outil de gestion conforme au RGPD et à la loi Informatique et libertés.

Notre générateur, centré sur les modèles proposés par la Cnil et les recommandations du Comité Européen de la protection des données, propose ainsi des lettres de réponse aux différentes demandes d’exercice des droits des personnes.

Par les réponses pré-paramétrées qu’il génère, notre outil permet une gestion des droits et un process de suivi des demandes d’exercice de ceux-ci afin que le responsable de traitement à soit à même d’y répondre dans les délais impartis.

Par ailleurs, les entités concernées peuvent partager notre générateur en mode SaaS. Il permet une centralisation de l’ensemble des informations et offre la possibilité de documenter la conformité.

(c) Photo: Freepik – Tiny people protecting business data and legal information isolated flat vector illustration.

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permet de répondre à cette obligation.

L’outil logiciel Registre des activités de traitement permet en effet de documenter la conformité Informatique et libertés et de mesurer l’impact du RGPD sur la protection des données collectées et traitées.

En vertu du RGPD, la charge de la preuve du consentement incombe désormais au responsable de traitement.

RGPD: documenter la conformité

Celui-ci doit tenir une documentation interne complète des traitements de données à caractère personnel.

Le responsable de traitement doit en effet à tout moment pouvoir démontrer que la personne concernée a consenti à la collecte et au traitement de ses données par un acte positif clair.

C’est pour qu’il doit « documenter » les traitements de données à caractère personnel en tenant une documentation interne complète de ceux-ci, notamment par le biais d’un registre des traitements.

L’outil Registre des activités de traitement

Les entités ont l’obligation de tenir un registre, ou, à tout le moins de garantir le respect du droit des données personnelles :

• entreprise de 250 salariés ou plus : obligation de tenir un registre  ;
• entreprise de moins de 250 salariés : obligation de tenir un registre si :
  • le traitement est susceptible de comporter un risque pour les droits et libertés des personnes concernées ;
  • le traitement n’est pas occasionnel ;
  • le traitement effectué porte sur des « données sensibles » ;
  • le traitement effectué porte sur des données judiciaires et des données d’infractions.

Le Registre de traitement est un document de recensement et d’analyse reflétant la réalité des traitements de données personnelles et permettant d’identifier précisément :

• les parties prenantes qui interviennent dans le traitement des données ;
• les catégories de données traitées ;
• à quoi servent ces données
• qui accède aux données
• à qui sont-elles  communiquées ;
• combien de temps elles sont conservées ;
• comment elles sont sécurisées.

Pour y répondre, il doit donc comporter:

• le nom et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du responsable
conjoint du traitement, du représentant du responsable du traitement ;
• les finalités du traitement ;
• le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une
organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation
internationale et les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;
• une description des catégories de données traitées, ainsi que les catégories de personnes
concernées par le traitement ;
• dans la mesure du possible, les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories
de données ;
• dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et
organisationnelles mises en œuvre.

Le registre des traitement, un outil de pilotage de la conformité

Au-delà de la réponse à l’obligation prévue par l’article 30 du RGPD, le registre de traitement est un outil de pilotage et de démonstration de la conformité au RGPD qui permet de documenter les traitements de données dans le cadre des obligations d’accountability qu’impose le RGPD et de se poser les bonnes questions.

La tenue d’un registre est donc vivement conseillée pour ceux qui n’y seraient pas obligés

(c) Photo: Freepik Concept européen GDPR avec un design plat

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Les entités privées comme publiques ont l’obligation d’avoir une parfaite connaissance des données à caractère personnel qu’elles collectent et de l’usage qu’elles en font. D’où l’importance de réaliser une cartographie détaillée des collectes d’informations et des traitements associés.

Notre outil Cartographie des traitements les accompagne afin de répondre à cette obligation légale découlant  du RGPD (articles 9 et 30).

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Réaliser la cartographie des traitement

Réaliser la cartographie des traitement

L’outil Cartographie des traitements permet de répondre aux obligation découlant  du RGPD (articles 9 et 30).

Seule une cartographie des traitements permet de disposer d’une vue des traitements susceptibles d’impacter les droits et libertés fondamentaux de leurs clients, collaborateurs et partenaires.

Recenser les traitements

Réaliser la cartographie des traitement

La première étape consistera  à recenser les différents traitements de données à caractère personnel, structurées et non structurées, et ce via chaque support  (logiciels, fichiers Excel, disques durs, clés USB, supports papier…), y compris ceux figurant chez leurs sous-traitants.

Il conviendra ainsi de déterminer toute information permettant d’identifier une personne physique, soit directement (nom et le prénom, numéro de sécurité sociale…) soit indirectement (par référence à des éléments qui lui sont propres (un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, économique, culturel ou sociale…).

Déterminer les données sensibles

Réaliser la cartographie des traitement

Il conviendra ensuite d’établir une classification de la sensibilité des données collectées, afin de déterminer lesquelles relèvent le cas échéant de catégories de données particulières : ainsi, celles révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que les données génétiques, biométriques , de santé ou encore celles concernant la vie ou l’orientation sexuelles d’un individu. Autant de données dont la collecte et le traitement sont en principe interdits, sauf consentement de la personne concernée, pour un usage déterminé.

(c) Photo: Freepik – Office workers organizing data storage and file archive on server or computer. PC users searching documents on database.

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