Politique de protection des données
1. Introduction
Dans le cadre de ses activités, Lexing Technologies est amenée à collecter et à traiter des données à caractère personnel concernant ses contacts, prospects, clients, prestataires, partenaires, ainsi que, le cas échéant, les personnes intervenant dans le processus de certification.
La présente politique a pour objet de fournir une information claire, transparente, compréhensible et facilement accessible sur les traitements de données personnelles mis en œuvre par Lexing Technologies. Elle vous permet de comprendre quelles données sont collectées, pour quelles finalités, sur quelles bases juridiques, pendant combien de temps et quels sont vos droits.
2. Une collecte loyale et transparente de vos données
Dans un souci de loyauté et de transparence, Lexing Technologies informe les personnes concernées :
- au moyen de mentions d’information spécifiques (formulaires, contrats, échanges, site web) ;
- ainsi que par la présente politique de protection des données.
3. Une utilisation légitime et proportionnée de vos données
Lexing Technologies traite les données personnelles pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.
Pour chaque traitement mis en œuvre, Lexing Technologies s’engage à :
- ne collecter et n’utiliser que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire (principe de minimisation) ;
- maintenir les données exactes et à jour ;
- permettre, lorsque cela est applicable, la rectification ou l’effacement des données inexactes ;
- appliquer des mesures de sécurité adaptées pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données.
4. Les données à caractère personnel que nous traitons
Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous seront présentées ci-après, la société Lexing Technologies collecte et traite les catégories de données suivantes :
| CATEGORIE | DETAIL DES DONNEES |
| Données d’identification | Nom prénom |
| Données professionnelles | Fonction, expérience professionnelle, nom et adresse de l’entreprise |
| Coordonnées | Adresse postale, téléphone, e-mail |
| Informations complémentaires | Commentaires, centres d’intérêt, besoins (données facultatives) |
| Données liées à la certification | Date, validité, résultat, renouvellement/initiale, date de délivrance, informations sur la convocation, réponses fournies |
| Données économiques et financières | Montant, facture, date de paiement, mode de paiement |
| Réclamations et plaintes | Date, objet, résolution, échanges d’informations, décision, actions correctives |
| Appel des décisions de certification | Décision, faits, échanges documentaires et pièces justificatives |
| Log et données de connexion | Adresse ip, page visitée, contenu cliqué, identifiant unique |
| Données relatives à l’exercice des droits RGPD | Demande, date, type de droit, informations identifiantes |
5. Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données
Les traitements mis en œuvre reposent sur les bases juridiques suivantes :
| Finalité | Base juridique |
| Gestion et suivi des prestations y compris la certification, programmation, résultat | Nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles (clients personnes physiques) Intérêt légitime du responsable du traitement à exécuter le contrat avec le client personne morale impliquant le traitement des données de personnes physiques concernées (clients personnes morales) |
| Organisation, inscription, suivi des sessions d’examen et des questionnaires | Nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles (clients personnes physiques) Intérêt légitime du responsable du traitement à exécuter le contrat avec le client personne morale impliquant le traitement des données de personnes physiques concernées (clients personnes morales) |
| Statistiques, reporting des activités (y compris la certification) | Intérêt légitime (pilotage de l’activité) |
| Rapport annuel d’activité | Obligation légale (certification/accréditation) |
| Gestion et suivi de la déclaration d’impartialité des intervenants pour la certification | Obligation légale (certification/accréditation) |
| Gestion de la facturation | Obligation légale |
| Gestion et suivi des paiements | Nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles (clients personnes physiques) Intérêt légitime du responsable du traitement à exécuter le contrat avec le client personne morale impliquant le traitement des données de personnes physiques concernées (clients personnes morales) |
| Tenue de la comptabilité | Obligation légale |
| Gestion de la prospection commerciale | Intérêt légitime du responsable du traitement à assurer le développement de son activité, notamment par la promotion de ses services et la gestion de sa relation commerciale |
| Gestion de la prospection commerciale des prospects par courrier électronique | Consentement |
| Gestion des demandes de contact | Intérêt légitime (répondre aux sollicitations) |
Gestion de la communication externe, mise à disposition de contenus en ligne (présentation institutionnelle, services, actualités) ; gestion technique et sécuritaire du site (journalisation, prévention des incidents, détection d’anomalies) | Intérêt légitime du responsable du traitement à assurer le développement de son activité, notamment par la promotion de ses services et la gestion de sa relation commerciale Intérêt légitime du responsable du traitement d’assurer la sécurité du site |
| La mesure d’audience et l’amélioration du site | Consentement |
| Gestion et suivi des réclamations en relation avec la certification | Obligation légale (certification/accréditation) |
| Gestion et suivi des appels des décisions de certification | Obligation légale (certification/accréditation) |
| Gestion et suivi des demandes d’exercice des droits RGPD | Obligation légale |
| Gestion de la relation contractuelle | Nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles (clients personnes physiques) Intérêt légitime du responsable du traitement à exécuter le contrat avec le client personne morale impliquant le traitement des données de personnes physiques concernées (clients personnes morales) |
| Gestion des fournisseurs | Intérêt légitime d’exécuter le contrat liant la personne morale au responsable de traitement |
6. Les destinataires de vos données
Sont destinataires de vos données :
- les personnels habilités de Lexing Technologies ;
- ses prestataires agissant en qualité de sous-traitants ;
- les autorités légalement habilitées.
7. Les transferts de vos données
Lexing Technologies peut transférer certaines données en dehors de l’Union européenne, notamment dans le cadre des outils informatiques utilisés dans ses activités.
Ces transferts sont encadrés par des mécanismes conformes à la réglementation (par exemple, clauses contractuelles types de la Commission européenne, mesures complémentaires si nécessaire).
Lexing Technologies utilise notamment les solutions Google Workspace (messagerie, visioconférence, agenda, Google Drive, Google Sites). Dans ce cadre, les données peuvent être hébergées notamment :
- en Irlande, Etat membre de l’Union européenne ;
- et aux États-Unis.
Google peut traiter certaines données en qualité de sous-traitant pour les finalités suivantes : externalisation, maintenance, administration, support, hébergement, et réponse aux demandes des autorités légalement habilitées.
Un encadrement contractuel basé sur les clauses contractuelles types a été mis en place avec Google LLC. Google est également certifiée Data Privacy Framework. Une copie des garanties encadrant ces transferts peut être fournie sur demande (protectiondesdonnées@lexing-technologies.com / Lexing Technologies 58 boulevard Gouvion-Saint-Cyr 75017 Paris).
8. Les durées pour lesquelles nous conservons vos données
Lexing Technologies conserve les données pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
A l’issue de la durée de conservation en base active, certaines données peuvent être conservées en archivage intermédiaire, à accès restreint, uniquement aux fins de respect des obligations légales ou à des fins probatoires, notamment en cas de contentieux.
| FINALITE | DUREE DE CONSERVATION |
| Gestion et suivi des prestations y compris la certification, programmation, résultat | Base active : 1 an après la session de certification Archivage : + 5 ans |
| Organisation, inscription, suivi des sessions d’examen et des questionnaires | Base active : 1 an après la session de certification Archivage : + 5 ans |
| Statistiques, reporting des activités (y compris la certification) | Base active : pendant la durée d’accréditation du responsable du traitement Archivage : + 5 ans |
| Rapport annuel d’activité | Durée de l’accréditation du responsable du traitement augmenté d’un an |
| Gestion de la facturation | Base active : année en cours Archivage : + 10 ans |
| Gestion et suivi de la déclaration d’impartialité des intervenants pour la certification | Base active : pendant la durée du contrat d’externalisation Archivage : + 5 ans ou Base active : jusqu’au départ de la personne ayant réalisé la déclaration Archivage : + 5 ans |
| Organisation, inscription, suivi, et gestion des sessions d’examen et des questionnaires d’inscription | Base active : 1 an après la fin de l’année de la session de formation Archivage : + 5 ans |
| Gestion et suivi des paiements | Base active : jusqu’au paiement complet des sommes dues Archivage : + 5 ans |
| Tenue de la comptabilité | Base active : exercice comptable en cours Archivage : + 10 ans |
| Gestion de la prospection commerciale | Base active : Durée de la relation contractuelle plus 3 ans dernier contact entrant à la fin de la relation sauf opposition ou 3 ans dernier contact entrant pour les prospects |
| Gestion de la prospection commerciale des prospects par courrier électronique | Base active : pendant la durée du consentement jusqu’au retrait du consentement |
| Gestion des demandes de contact | Base active : durée nécessaire au traitement de la demande plus 1 an |
Communication externe et gestion du site web Mise à disposition de contenus en ligne : présentation institutionnelle, services, actualités ; gestion technique et sécurité : journalisation, prévention des incidents, détection d’anomalies) | Contenus en ligne : pendant la durée de mise en ligne |
La mesure d’audience et l’amélioration du site. | Les données issues des cookies d’analyse et d’audience sont conservées pour les données d’évènement 14 mois Durée validité maximum cookies : 13 mois |
Gestion et suivi des réclamations en relation avec la certification | Base active : 1 an à compter du traitement de la réclamation Archivage : + 5 ans |
Gestion et suivi des appels des décisions de certification | Base active : 1 an à compter de la décision Archivage : + 5 ans |
Gestion et suivi des demandes d’exercice des droits RGPD | Base active : Durée du contrat Archivage : 5 ans |
Gestion de la relation contractuelle | Base active : Durée du contrat Archivage : 5 ans |
Gestion des fournisseurs | Base active : Durée du contrat Archivage : 5 ans |
9. La sécurité des données personnelles
Lexing Technologies met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées (contrôle d’accès, authentification, sauvegardes, journalisation, sensibilisation, etc.) afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la confidentialité des données.
10. La sous-traitance
Lorsque Lexing Technologies recourt à des prestataires, ceux-ci sont sélectionnés avec soin et ne traitent les données que sur instructions documentées, conformément à des contrats de sous-traitance comportant des engagements de sécurité et de confidentialité.
11. Cookies
Les cookies font l’objet d’une Politiques cookies.
12. Vos droits
Vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité, retrait du consentement, ainsi que le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Vous avez également la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.
Vous disposerez également, lorsque cette personne aura été désignée (tiers de confiance numérique certifié par la Cnil), du droit de définir auprès d’elle des directives générales aux mêmes fins.
Vous pouvez exercer vos droits :
- par e-mail : protectiondesdonnees@lexing-technologies.com
- ou par courrier : Lexing Technologies 58 boulevard Gouvion-Saint-Cyr 75017 Paris
Afin de prévenir toute usurpation d’identité, une preuve d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable.
Conformément à la réglementation applicable, nous répondons à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires en cas de complexité ou de nombre important de demandes, auquel cas vous en serez informé.
13. Mise à jour
Cette politique peut évoluer. Nous vous invitons à la consulter régulièrement sur notre site web.
Dernière mise à jour : 31/12/2025
